目次
はじめに
利益計算の方法を調べ始めると、売上と利益の違いが頭の中で整理できず、表に並んだ数字のうち、どれを見ればよいのか迷ってしまうことがあります。計算式をそのまま追ってみても、実際の帳簿や日々の仕事の数字と結びつかず、「なぜこの月は利益が減ったのか」を言葉で説明できないまま終わってしまう場面も少なくありません。
一方で、利益率や損益計算書といった言葉だけが先に出てきて、今の自分の売上や経費にどう当てはめればよいのか分からず、数字を見ること自体に不安を感じる人もいます。この記事では、利益計算を机上の式ではなく、実際に動いている数字や日常の場面と結びつけながら、途中で混乱が残らないよう丁寧に整理していきます。
利益計算の方法は売上から「原価・経費・税金」を順番に引いて考える
利益計算は、売上の数字を見ただけで一気に答えが出るものではなく、原価や経費が順番に引かれながら、数字が少しずつ積み上がっていく形で成り立っています。どの段階で、どんな費用が差し引かれているのかを意識せずに数字を眺めると、売上が同じでも「儲かっている」「余裕がない」といった受け取り方が大きく変わってしまいます。
損益計算書に並んでいる複数の利益は、すべて同じ意味の数字ではなく、それぞれ異なる場面を切り取った結果として並んでいます。全体の流れを頭に置いたまま見ていかないと、一つひとつの数字が何を表しているのかをつかみにくくなります。
売上と利益が一致しない理由は売上から原価と経費が別々に引かれるため
商品やサービスが売れたときに入金される金額は売上ですが、そのままの金額が手元に残るわけではありません。実際には、仕入れや材料費、外注費といった支出が先に差し引かれ、そのあとに人件費や家賃、通信費など、毎月発生する支払いが続きます。
売上は増えているのに通帳の残高が思ったほど増えていないと感じる場面は、この差し引きが進んでいる途中の状態を見ていることが多くあります。売上と利益が別の数字として並ぶのは、売れたあとに必ずこうした支出が段階的に挟まるためです。
利益が段階ごとに分かれるのは引かれる費用の種類が異なるため
利益が一つの数字ではなく、いくつかの段階に分かれているのは、支出の中身が同じではないからです。たとえば、商品を仕入れたり作ったりするために直接かかるお金と、事業を続けるために毎月発生する人件費や家賃などでは、支出の役割がはっきり異なります。
こうした性質の違う支出を一つの数字にまとめてしまうと、どの部分で負担が重くなっているのかが見えにくくなってしまいます。利益を段階ごとに分けて見ることで、売り方に原因があるのか、それとも運営コストに課題があるのかを、状況に合わせて考えやすくなります。
損益計算書では売上から原価・経費・税金の順で利益が計算される
損益計算書は、上から順に数字を追っていくことで、利益がどの段階でどう変わっていくのかを具体的に確認できる形になっています。たとえば、売上が 1,000万円 と置かれ、その下に原価 600万円 が並ぶと、差し引いた 400万円 が最初の利益として表れます。
そこから、販売費や管理費として人件費や家賃、広告費などが 300万円 計上されると、次の段階で残る営業利益は 100万円 になります。さらに、借入金の利息など営業外の支出が 10万円 あれば、数字は 90万円 へと変わっていきます。
このように順番に数字を追っていくと、原価で大きく減っているのか、販管費で削られているのか、それとも事業外の支出が効いているのかが、金額の動きとして自然に目に入るようになります。
利益計算の方法ではどの利益を見るかで引く費用が変わる
利益はいくつも種類があり、それぞれ計算に使われている数字が違います。名前が似ていても、差し引かれている費用の範囲が異なるため、同じ感覚で見てしまうと数字の受け取り方がずれてしまいます。どの段階の利益を見ているのかを意識しないまま数字を追うと、途中で意味が入れ替わったように感じることもあります。
段階ごとの違いを頭に置いておくだけで、計算結果に対して「なぜこうなったのか分からない」と感じる場面は少しずつ減っていきます。
売上総利益では売上から原価だけが引かれ経費は含まれない
売上総利益は、売上の金額から原価だけを差し引いたあとの数字です。たとえば、売上が 800万円 あり、商品の仕入れ代や材料費、製造に直接関わる外注費などの原価が 500万円 かかっていれば、売上総利益は 300万円 になります。
この段階では、事務所の家賃や事務スタッフの給料、広告費といった日々の運営にかかる支出はまだ反映されません。そのため、売上総利益が思っていたより低く見える場合は、原価として計上している費用の中に、本来は経費として扱うべき支出が混ざっていないかを、まず数字で確かめる場面が多くなります。
営業利益では売上総利益から販管費が引かれる
営業利益は、売上総利益から販売費や管理費を差し引いたあとの数字です。たとえば、売上総利益が 300万円 あり、営業担当者の人件費や事務所の家賃、通信費、広告宣伝費などの販管費が 220万円 かかっていれば、営業利益は 80万円 になります。
これらの支出は、商品一つひとつに直接ひもづくわけではありませんが、事業を回すためには毎月発生します。そのため、売上が伸びているのに営業利益が思ったほど増えないと感じる場面では、売上の増減よりも、販管費がどの項目でどれだけ増えているかを数字で確認する流れになりやすくなります。
経常利益では営業利益に営業外の収入と支出が加えられる
経常利益は、営業利益に、営業外で発生する収入や支出を加えたあとの数字です。たとえば、営業利益が 80万円 出ていても、借入金の利息として 15万円 を支払っていれば、その時点で経常利益は 65万円 になります。反対に、預金利息や補助金などの営業外収入が 5万円 あれば、経常利益は 70万円 になります。
これらの金額は、日々の売上や仕入れとは直接結びつきませんが、毎月確実に数字へ反映されます。営業は順調で売上や営業利益に問題が見当たらないのに、経常利益だけが伸びないと感じる場面では、利息の支払いなど営業外の支出がどの程度発生しているかを、具体的な金額で見直すことが多くなります。
税引前利益から純利益までは税金が引かれて最終的な金額が決まる
税引前利益は、経常利益に特別な収入や支出を反映させたあとの数字です。たとえば、経常利益が 70万円 あり、設備売却による特別利益が 20万円、一方で修繕費などの特別損失が 10万円 発生していれば、税引前利益は 80万円 になります。
この金額をもとに法人税や所得税などが計算され、仮に税金が 25万円 かかれば、最終的に手元に残る純利益は 55万円 です。売上や営業利益の感覚で数字を見ていると、「80万円あるはず」と思ってしまいがちですが、実際には税金分があとから差し引かれます。純利益が思ったより少ないと感じる場面では、税引前利益と税額を具体的な金額で並べて確認することで、どこで差が生まれているかが見えやすくなります。
利益の区分を取り違えると引く費用の前提がずれた判断になる
利益の区分を取り違えると、判断の土台そのものがずれてしまいます。たとえば、売上が 1,000万円、原価が 600万円 の場合、売上総利益は 400万円 になります。この数字だけを見ると余裕があるように感じますが、販管費が 420万円 かかっていれば、営業利益は ▲20万円 と赤字に近い状態になります。
一方で、営業利益が 30万円 と小さく見えていても、営業外収入として補助金や受取利息が 50万円 あれば、経常利益は 80万円 まで押し上げられます。どの段階の利益を見ているのかを意識しないまま数字を受け取ると、「黒字だと思っていたのに資金が残らない」「厳しそうに見えたのに実際は回っている」といったズレが生じやすくなります。数字を判断に使うときほど、どの利益を前提にしているかをはっきりさせておく必要があります。
利益計算の方法を売上・原価・経費の数字を当てはめて確認する
利益計算は、実際の売上や支出の数字を当てはめてみて初めて、「こういうことか」と感覚的につかみやすくなります。計算式だけを眺めているときと、損益計算書に並んだ具体的な金額を上から追っていくときとでは、数字一つひとつの重みの感じ方が大きく変わります。金額が増えたり減ったりした理由を自分の言葉で説明できるかどうかは、こうした具体的な数値を通して考えた経験があるかで差が出てきます。
現実の帳簿に近い形で数字を見ることで、利益の増減が遠い理論ではなく、日々の出来事として自然に浮かび上がってきます。
売上・原価・経費の数字を入れると利益が順番に変わる
たとえば、売上を1,000万円、原価を600万円と置くと、最初に出てくる売上総利益は400万円になります。そこから人件費や家賃、広告費などの販管費が300万円かかっていれば、次に残る営業利益は100万円です。さらに、借入金の利息として10万円が発生していれば、経常利益は90万円まで下がります。数字を一つずつ順に追っていくことで、どの支出が、どの段階の利益を削っているのかが目で見て分かる形になります。
どの利益がどの数字で動いたかは当てはめた項目で分かる
売上の金額が同じでも、どの費用が増えたかによって動く利益の段階は変わります。たとえば、売上が 1,000万円 のままで、原価が 600万円 から 650万円 に増えた場合、売上総利益は 400万円 から 350万円 に下がります。この時点で、原価の増加がそのまま数字に表れます。
一方、原価が変わらず 600万円 のままで、販管費が 300万円 から 350万円 に増えた場合、売上総利益は 400万円 のままですが、営業利益は 100万円 から 50万円 に減ります。さらに、借入金の利息が 20万円 発生していれば、営業活動が安定していても経常利益は 30万円 まで下がります。どの段階の利益が動いたのかを見ることで、原価なのか、日常の支出なのか、事業外の要因なのかを、具体的な数字で切り分けやすくなります。
利益が減った場合は原価か経費のどちらが影響したかを切り分けられる
前年と比べて純利益が減っている場合でも、すべての段階の数字が同じように悪化しているとは限りません。たとえば、前年は売上総利益が 350万円、営業利益が 120万円、純利益が 80万円 だったとします。今年は売上総利益が 380万円 に増えているのに、販管費が増えた結果、営業利益が 90万円 まで下がっていれば、純利益も 60万円 に減っている状況が考えられます。この場合、原因は売り方ではなく、日常の支出の増加にあります。
一方で、営業利益が前年 100万円、今年も 100万円 とほぼ変わっていないにもかかわらず、今年は税金や特別損失が増えて、純利益が 70万円 から 40万円 に下がることもあります。段階ごとに数字を並べて追っていくと、売上総利益なのか、営業利益なのか、それとも税引前以降なのか、どこから減少が始まっているのかを具体的な金額で指し示せるようになります。
利益率の計算方法は売上総利益・営業利益・純利益で違う
利益率は、利益の金額そのものを見る指標ではなく、売上に対してどれくらいの割合を占めているかを表す数字です。一見すると利益の金額が大きく見えても、売上がそれ以上に大きければ、割合としては低く出ることがあります。反対に、利益の金額はそれほど多くなくても、売上が抑えられていれば、数字としては高い割合になる場合もあります。同じ「利益率」という言葉でも、どの関係性を見ている数字なのかを意識しないと、受け取る印象が少しずつずれていきます。
売上総利益率では売上総利益を売上で割って計算する
売上高利益率は、各段階の利益を「売上の金額」で割って計算します。
たとえば、売上が1,000万円、原価が600万円の場合、売上総利益は400万円になり、売上総利益率は 400万円 ÷ 1,000万円＝40％ です。この数字を見ると、売上のうち4割が原価を差し引いたあとに残っていることが、そのまま把握できます。
同じように、販管費が300万円かかって営業利益が100万円であれば、営業利益率は 100万円 ÷ 1,000万円＝10％ になります。さらに、税金などを引いた純利益が50万円であれば、純利益率は 50万円 ÷ 1,000万円＝5％ です。
このように、どの利益率でも分母は常に売上で固定されています。そのため、売上が1,000万円から2,000万円に増えた場合、利益額が変わらなくても割合は半分になります。具体的な数字を当てはめて見ることで、金額と割合の違いが感覚として結びつきやすくなります。
営業利益率と純利益率では割る前の利益の段階が違う
営業利益率は、本業でどれだけお金が残っているかを示す数字です。たとえば、売上が1,000万円で、原価や販管費を差し引いた営業利益が100万円であれば、営業利益率は 100万円 ÷ 1,000万円＝10％ になります。この10％には、商品の価格設定や売り方、人件費や家賃といった日々のコストのかかり方がそのまま反映されます。
ここに、借入金の利息10万円の支払いが加わると、経常利益は90万円となり、経常利益率は 90万円 ÷ 1,000万円＝9％ です。営業自体は同じでも、資金の借り方や運用の仕方によって、数字が一段階下がることが分かります。
さらに、税金が30万円かかれば、最終的に残る純利益は60万円になり、純利益率は 60万円 ÷ 1,000万円＝6％ です。この数字は、「実際に手元に残った割合」にいちばん近い感覚を与えます。同じ売上1,000万円でも、どの段階の利益率を見るかによって、数字の受け止め方が自然と変わってきます。
利益率だけを見るとどの利益を使った数字か分からなくなる
利益率が高く出ていても、売上の規模が小さいと、手元に残る金額は限られます。たとえば、売上が200万円で利益率が20％の場合、利益額は 40万円 にとどまります。数字だけを見ると高い割合に感じますが、実際に使えるお金はそれほど多くありません。
一方で、売上が5,000万円あり、利益率が5％だったとしても、利益額は 250万円 になります。割合だけを比べると低く見えますが、実際には前者よりも大きな金額が残っています。
このように、利益率だけを切り取って見ると、事業の規模感や資金の動きが頭から抜け落ちやすくなります。売上の金額と利益額を並べて見てはじめて、数字が現実の手触りとして理解しやすくなります。
利益率は数字だけ見ても良し悪しは分からない
利益率を「高い」「低い」という感覚だけで受け取ってしまうと、人によって判断がぶれやすくなります。実際には、業種や事業の形が違えば、自然に落ち着く数字の幅も変わってきます。同じ利益率の数字であっても、事業の規模や置かれている状況が違えば、受け取り方は大きく変わります。数値をどう見るかの基準がないままだと、良し悪しの判断がそのときの印象に引きずられやすくなります。
利益率の平均水準は業種によって大きく違う
飲食業や小売業では、仕入れや材料費の割合が高く、そこに人件費も重なるため、利益率は 3％〜5％程度 に落ち着くことが多くなります。たとえば、月の売上が 1,000万円 あっても、純利益が 30万円〜50万円 しか残らないケースは珍しくありません。
一方で、在庫を持たないITサービスやコンサルティングでは、原価が抑えられる分、利益率が 15％〜25％ 程度になることもあります。同じ売上 1,000万円 でも、純利益が 150万円〜250万円 残る計算になります。このように「利益率10％」という数字でも、飲食業では高め、IT系では低めと受け取られることがあります。業種ごとの平均水準を知らないまま比べてしまうと、自分の数字が良いのか、まだ余地があるのかを判断しにくくなります。
利益率が高く見えても売上規模によって意味が変わる
利益率が高く出ているときは、その割合だけでなく、売上の規模もあわせて見る必要があります。たとえば、月の売上が 100万円 で純利益が 20万円 出ていれば、利益率は 20％ と高く見えますが、家賃や人件費といった固定費がまだ最小限に抑えられている段階であることも少なくありません。
この状態で売上が 500万円 に伸びたとき、スタッフを増やしたり、広い店舗やオフィスが必要になったりすると、固定費が一気に増えます。その結果、純利益が 50万円 にとどまれば、利益率は 10％ まで下がります。最初の 20％ という数字だけを見て安心していると、売上が伸びた後に「思っていたほど残らない」と感じやすくなります。利益率は、売上の大きさと一緒に見てはじめて、現実に近い感覚で受け取れる数字になります。
利益率が低い場合でも原価か経費かで見るべき点が違う
利益率が下がっていると感じたときは、まず原価がどう変わったかを数字で確認する流れになります。たとえば、売上が 1,000万円 のままで、原価が 600万円 から 650万円 に増えていれば、売上総利益率は 40％ から 35％ に下がります。この段階で、仕入れ価格の上昇や外注費の増加が、そのまま割合に反映されていることが分かります。
一方で、原価が 600万円 のまま変わっていない場合、売上総利益率は 40％ を維持しますが、販管費が 300万円 から 380万円 に増えれば、営業利益は 100万円 から 20万円 に減り、営業利益率は 10％ から 2％ に下がります。どの段階の利益率が落ちているかを順に追っていくと、原価なのか、日常の支出なのか、どの数字を見直すべきかを無理なく絞り込めるようになります。
利益率だけを見ると事業の状態を取り違えやすくなる
利益率が安定しているように見えても、実際には資金繰りが苦しくなることがあります。たとえば、売上 1,000万円 に対して純利益が 100万円 出ており、利益率は 10％ と問題なさそうに見える場合でも、売掛金の回収が2か月後になると、当月の入金は 0円 に近い状態になります。その一方で、仕入れや人件費として 700万円 の支払いが先に発生すれば、帳簿上は黒字でも手元の資金は不足します。
反対に、利益率が 3％ と低く見えても、月商 500万円 の売上がすべて即日現金で回収でき、仕入れも短期間で回転する事業であれば、毎月 15万円 の利益が安定して積み上がります。このように、利益率という一つの数字だけを切り取って見ると、資金の動きや支払いのタイミングといった現実の状態とかけ離れた受け取り方になりやすくなります。
利益計算だけでなく限界利益や損益分岐点も見る
利益計算は、数字の結果を確認するためだけのものではなく、次にどう動くかを考える場面でも使われます。目的が「振り返り」から「判断」に変わると、同じ数字でも見え方は自然に変わってきます。損益計算書で確認していた利益だけでは足りず、別の角度から捉えた数字が必要になることもあります。管理会計の指標は、まさにこうした判断の場面で使われることを前提に用意されています。
限界利益を見ると売上を増やしたときの増え方が分かる
限界利益は、売上から、その都度増減する原価だけを差し引いたあとの数字です。たとえば、商品を 1個5,000円 で販売し、仕入れや材料費などの変動原価が 3,000円 かかっている場合、1個あたりの限界利益は 2,000円 になります。もう1個売れれば、その 2,000円 がそのまま上乗せされる形になります。
一方で、月 30万円 の人件費や 20万円 の家賃のように、売上が増えてもすぐには変わらない支出は、この計算には含めません。通常の営業利益では、これらの固定費も差し引かれますが、限界利益では「売上を1つ増やしたときに、いくら積み上がるか」だけがはっきり見えます。両方を並べて見ると、売上を伸ばしたときの数字の増え方が、感覚としてつかみやすくなります。
損益分岐点を見ると赤字と黒字が切り替わる売上水準が分かる
損益分岐点は、売上がどこまで積み上がれば、赤字から黒字に切り替わるのかを示す数字です。たとえば、毎月の固定費が 50万円 あり、限界利益率が 40％ の場合、損益分岐点売上は 125万円 になります。これは、売上のうち 40％ しか固定費の回収に回らないため、50万円 ÷ 0.4 で計算されます。
この水準に売上が届かないうちは、どれだけ商品を売って忙しく動いていても、固定費を回収しきれず、利益は残りません。反対に、売上が 150万円 まで伸びれば、分岐点を超えた 25万円分 に対して限界利益が積み上がり、黒字になります。売上目標を考える場面では、「まず毎月125万円を超えられているか」というように、具体的な金額として頭に浮かびやすい基準になります。
価格変更やコスト削減では使う指標を分けて考える必要がある
価格を上げるかどうかを考える場面では、最初に影響が表れるのは限界利益です。たとえば、販売価格が 5,000円、変動原価が 3,000円 の商品であれば、限界利益は 2,000円 です。この価格を 5,500円 に上げると、原価が同じままであれば、1個あたりの限界利益は 2,500円 に増えます。1個売れるごとに積み上がる金額が、数字としてすぐに変わります。
仕入れ条件を見直して原価が 3,000円 から 2,700円 に下がった場合も、販売価格が 5,000円 のままであれば、限界利益は 2,300円 に増えます。一方で、人件費が 30万円、家賃が 20万円 といった固定費を見直しても、1個あたりの限界利益は 2,000円 のまま変わりません。ただし、固定費が 50万円 から 40万円 に下がれば、損益分岐点売上は下がります。このように、価格や原価を動かすときは限界利益、固定費を動かすときは損益分岐点を見る、と切り分けて考えることで、数字の整理がしやすくなります。
利益計算の方法は売上・原価・経費を決まった形で入力する
利益計算を毎回その場で手作業で行っていると、売上や費用の数字を書き写す過程で抜けや打ち間違いが起きやすくなります。取引が増えて項目が多くなるほど、計算にかかる時間も確認の手間も少しずつ重なっていきます。同じ売上や経費を何度も計算し直しているうちに、前回とどこが変わったのか分からなくなり、数字の違和感に気づきにくくなることもあります。あらかじめ決まった形に数字を当てはめて計算できる状態を作っておくと、増えた部分や変わった部分が自然に目に入り、数字の変化を追いやすくなります。
売上・原価・経費を決まった項目に入力すると計算がそろう
計算テンプレでは、売上、原価、販管費、営業外収支といった項目を、あらかじめ分けた欄に入力します。たとえば、売上 1,000万円、原価 600万円、販管費 300万円、営業外支出 20万円 というように、それぞれ別の枠に数字を入れる形です。どの欄の数字を動かしたのかが一目で分かるため、後から見返したときにも「今回は原価が増えたのか」「販管費が増えたのか」をすぐに追えます。
もし原価と販管費を同じ欄にまとめて 900万円 と入力してしまうと、数か月後に見たとき、「仕入れが増えたのか、人件費が増えたのか」が分からなくなります。項目ごとに分かれた形で整理されていれば、売上は売上、原価は原価と、数字を置く場所に迷うことがなくなり、ズレが生じたポイントも具体的な金額で確認しやすくなります。
決まった形で入力すると利益と利益率が自動で出る
入力した数字をもとに、売上総利益、営業利益、経常利益、純利益が上から順に計算されていきます。たとえば、売上を 1,000万円、原価を 600万円、販管費を 300万円、営業外支出を 20万円 と入力すると、売上総利益は 400万円、営業利益は 100万円、経常利益は 80万円 という形で数字が並びます。さらに、純利益が 60万円 と表示されれば、それぞれの利益率も 40％・10％・8％・6％ と同時に確認できます。
この状態で、原価を 650万円 に変えるだけで、売上総利益は 350万円、営業利益は 50万円、経常利益は 30万円 へと一斉に動きます。計算結果を縦に並べて見比べることで、どの段階から数字が減っているのかが視覚的に分かり、増減の流れを感覚としてつかみやすくなります。
同じ形で出た数字を見ると前回との差が分かる
計算結果を縦に並べて見たときは、まずどの段階の利益が大きく動いているかに目が向きます。たとえば、売上が 1,000万円 のままで、原価が 600万円 から 650万円 に増えた場合、売上総利益は 400万円 から 350万円 に下がり、営業利益や経常利益も同じ方向に減っていきます。この場合、最初に動いているのは売上総利益で、原価が原因だと数字から読み取れます。
一方で、原価が 600万円 のままで、販管費だけが 300万円 から 350万円 に増えた場合、売上総利益は 400万円 のままですが、営業利益は 100万円 から 50万円 に下がります。このときは、営業利益の段階だけが動いているため、販管費の増加が影響していると考えやすくなります。さらに、売上が 1,000万円 から 1,100万円 に増えた場合は、売上総利益、営業利益、経常利益、純利益がすべて同じ方向に増えます。利益の並び方を追うことで、売上なのか、原価なのか、日常の支出なのかを、数字の流れとして自然に結びつけやすくなります。
利益計算では数字の入れ方を間違えると結果がズレる
利益計算は、数字そのものよりも、どこに数字を置き、どう見るかの部分でつまずきやすくなります。計算式自体は合っていても、前提となる考え方がずれていると、出てきた結果の受け取り方が変わってしまいます。忙しい中で数字を確認していると、細かな違いに気づかないまま、表に並んだ数値だけを追ってしまう場面も出てきます。よく起こりがちな失敗の形をあらかじめ知っておくと、「何かおかしい」という違和感に、早い段階で気づきやすくなります。
原価と経費を同じものとして入れると利益の段階がズレる
原価として扱うべきでない支出を含めてしまうと、売上総利益は本来よりも小さく見えてしまいます。たとえば、売上が 1,000万円、仕入れや材料費など本来の原価が 500万円 の場合、正しい売上総利益は 500万円 です。ところが、ここに事務スタッフの給料 150万円 や事務所の家賃 100万円 まで原価として含めてしまうと、原価は 750万円 となり、売上総利益は 250万円 まで下がってしまいます。この数字だけを見ると、商品やサービスの採算が悪いように感じてしまいます。
反対に、仕入れや製造に直接かかっている費用 500万円 の一部を販管費側に回してしまうと、原価が 400万円 と小さく見え、売上総利益は 600万円 と実態以上に大きくなります。その結果、原価の負担が数字に表れず、「利益が出ているはずなのにお金が残らない」という違和感につながりやすくなります。どの支出を原価に置くのか、経費に置くのかによって、売上総利益や営業利益の見え方は大きく変わります。
税金を入れずに計算すると最終的な利益が多く見える
営業利益や経常利益がプラスで出ていると、その金額がそのまま使えるお金のように感じてしまうことがあります。たとえば、営業利益が 200万円、経常利益が 180万円 と表示されていると、「これだけ余裕がある」と受け取りがちです。しかし、この段階ではまだ税金は引かれていません。
このあと法人税や所得税として 60万円 を支払う必要があれば、最終的に手元に残る純利益は 120万円 になります。税引前の 180万円 を前提に設備投資や大きな支出を決めてしまうと、納税のタイミングで資金が足りなくなることがあります。純利益とそれ以前の利益を同じ感覚で見てしまうと、帳簿上は黒字でも、実際のお金の動きとは合わないズレが生じやすくなります。
利益率の数字だけを見ると取るべき改善策を誤りやすくなる
利益率が下がったという数字だけを見て、すぐに値上げやコスト削減に踏み切ってしまう場面は少なくありません。たとえば、前年は売上 1,000万円、純利益 100万円 で利益率 10％ だったのに、今年は売上が 1,500万円 に伸びた一方、純利益が 120万円 にとどまり、利益率が 8％ に下がったケースがあります。割合だけを見ると悪化したように見えますが、実際の利益額は 20万円 増えています。
また、売上 1,000万円 に対して、たまたま設備修理費として 80万円 の一時的な支出が発生した場合、純利益が 100万円 から 20万円 に落ち、利益率は 10％ から 2％ まで下がります。この数字だけを見ると深刻に感じますが、翌年に同じ支出がなければ元に戻る可能性もあります。利益率の変化だけを追っていると、売上や費用の実際の金額、その背景にある事情が見えにくくなります。割合とあわせて金額を並べて見ることで、どこに原因があるのかを勘違いしにくくなります。
利益計算は毎回同じ項目を同じ順番で確認する
利益計算は、一度やって終わりにするものではなく、売上や費用が動くたびに何度も使うことになります。月次や年次で確認するときに、その都度やり方が変わってしまうと、前回と何が違ったのかが数字から読み取りにくくなります。変化に気づくのが遅れるほど、「なぜこの数字になったのか」を後から思い出すのも大変になります。毎回同じ順序で数字を追う習慣があると、小さな変化でも自然と目に留まりやすくなります。
毎回同じ利益指標を確認すると前回との差が分かる
毎月の確認では、売上総利益・営業利益・純利益の三つを並べて見る場面が多くなります。たとえば、売上が 1,000万円、原価が 600万円 の月であれば、売上総利益は 400万円 になります。この数字を見ることで、仕入れ価格が上がったのか、材料費が増えたのかといった原価の動きを把握しやすくなります。
そこから人件費や家賃、通信費などの販管費が 300万円 かかっていれば、営業利益は 100万円 です。日常的な支出が重くなっていれば、この段階で数字が小さくなります。さらに、税金を差し引いた結果、純利益が 70万円 と表示されれば、「今月は最終的にこれだけ残った」という感覚を持ちやすくなります。毎月同じ順番でこれらの数字を並べて追うことで、前月との差が数字の並びから自然に読み取れるようになります。
数字が変わったときは売上から順番に確認すると原因を追える
利益が増えた、あるいは減ったと感じたときは、いきなり細かい費用を見る前に、まず売上がどう動いたかを確認します。たとえば、前月の売上が 1,000万円、今月の売上が 900万円 に下がっていれば、この時点で利益が減った主な要因は売上減少だと分かります。
次に、売上の動きに対して原価がどう変わったかを見ていきます。売上が 1,000万円 → 900万円 に下がっているのに、原価が 600万円 → 580万円 とあまり減っていなければ、売上総利益は 400万円 → 320万円 と大きく減ります。ここで、原価の動きが利益に影響していることが見えてきます。
ここまで大きな変化がなければ、次に販管費や営業外の収支を確認します。たとえば、売上と原価はほぼ同じ水準なのに、販管費が 300万円 → 360万円 に増えていれば、営業利益は 100万円 → 40万円 に下がります。この順番で数字を追っていくと、売上なのか、原価なのか、日常の支出なのか、利益が動いた理由を段階ごとに切り分けて考えやすくなります。
利益計算を後回しにすると変化に気づくタイミングが遅れる
利益計算をつい後回しにしてしまうと、数字の変化が少しずつ積み重なり、ある時まとめて表に出てきます。たとえば、毎月の利益が 10万円 ずつ下がっていたとしても、確認をしていなければ気づかないまま 3か月で30万円 の差が生まれます。いざ帳簿を見返したときには、「どの月に」「何が原因で」利益が減ったのかを思い出せず、状況をつかみにくくなります。
この状態では、通帳の残高が 思っていたより50万円少ない と感じても、その理由を帳簿からすぐに説明できません。原価が増えたのか、販管費がじわじわ膨らんでいたのか、判断がつかないまま不安だけが残ります。一方で、毎月確認していれば、利益が 100万円 → 90万円 に下がった段階で違和感に気づき、その月の仕入れや支出を見直すことができます。定期的に数字を追っていくことで、小さなズレのうちに立ち止まりやすくなります。
まとめ
利益計算は、売上からまとめて差し引いて答えを出す作業というより、数字がどの順番でどう変わっていくかを一つずつ追っていく感覚に近いものです。売上総利益、営業利益、経常利益と段階を分けて見ていくことで、原因が仕入れや原価にあるのか、日々の支出にあるのか、それとも事業以外の要素なのかを整理しやすくなります。利益率や管理会計の指標も、そのときの判断目的に合わせて使い分けると、数字が机上の計算ではなく、実際の動きとして頭に残りやすくなります。計算の形や見る順番を決めて、同じ視点で繰り返し確認していくことで、帳簿の数字と現実の感覚のずれにも早く気づけるようになります。